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会计的秘密

本文发表在 rolia.net 枫下论坛最近和一位网友聊到variance 问题,ERP几套报表间的巨大误差搞得他寝食不安,以前和不少朋友讨论过同样困惑,因此写这篇文章,和同行们互相安慰。

会计的秘密:
#1: 有误差是正常的,没误差才是惊奇的
#2: 越大的公司误差越大,不要被Million 数级吓趴
#3: 我认识的做ERP的同行,凡是公司大一点儿的、数据库做得稍微复杂一点的,没有一个能把几套帐全部轧齐,所以千万不要因此吓趴+失眠!

记得我小时候妈妈做会计,分类帐和总帐差了2分钱,她废寝忘食做了几天几夜才找到毛病,把一个3写成了5。当时我就想,天哪我可干不了这一行。没想到兜兜转转最后还是做了会计,不过时代不同了,会计电算化彻底消除了这种3、5分钱的笔误 ---- 同样拜ERP之福,我要是做错帐,那可是一串串的零错个十万八千里。

财务系统通常是ERP的核心之一,分类帐到总帐这类传统data flow 做得比较好,很少有出错。但是profitability analysis,data warehouse之类有matrix的数据分析,如果再有inter-company,multi-currency,要把各个modules出的financial report & managerial report 对齐,那就得费九牛二虎之力了。

如果你是负责轧数据的FA,几条对策:
- 找IT,从原始data table 下载数据
- 确定总数正确的一套报表,作为分析基础:一般越基本的报表正确率越高,越复杂的分析越容易出错,legal report > managerial reporting。
- 找implementation 人员,consultant也好internal super user也好,最好是从blueprint做起的人。做项目难免要权衡利弊做出compromise,很多系统问题其实是先天不足,找当初的负责人一问就知道。不问的话,各种症结凭你抓破脑袋也想不出来。(插话:所以implementation的经验才异常重要。)
- 打报告要求capital budget 升级系统

如果你是管理层,几条对策:
- 雇一个有经验的FA,逼他/她轧平
- 还轧不平的话,权衡materiality,不要因为小小误差投入巨大人力物力
- 误差太大的话,打报告要求capital budget 升级系统
- 升级系统还轧不平的话,要求继续升级 ---- 同时说服头头们:数据是昂贵的,错误是难免的,ERP是奢侈的,各公司骑虎难下的困境是一样的。

做会计的基本素质是精准,variance analysis 常常令负责的好会计们发疯,对新手尤其如此。但是要记得会计本身并不是rocket science,很多计提之类数据本身就是建立在assumptions 上,现在的会计越来越多decision support roles,越senior的职位越要转换思维从决策者的角度看问题,不要太纠缠于单纯的数据variance,而是多着眼解决对策,和决策层沟通,权衡孰轻孰重。

最后,祝所有的好会计们忘掉variance,做个好梦 :-)更多精彩文章及讨论,请光临枫下论坛 rolia.net
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Replies, comments and Discussions:

  • 会计的秘密
    • 顶一个。// 照顾小宝宝之余还有时间精力写文章,佩服佩服。:)
      • 所以只能晚上宝宝睡了,才有时间写啊 :-)
    • Great! You have a good dream!
    • 幸运, 有你这样的同行, 握握手.
    • 请允许俺代表众ERP公司向你这样的忠实用户及升级系统的积极倡导者表示一下感谢,尤其是在这经济不景气的时刻。:-)
      • 说虚的无用,石在的hire她as board advisory member.
        • 老大,别说别人了,如果您手下有空缺,别忘了通知一声哦。
          • I look for some Mr. Big either......
      • 这个么, 可别想得太美,会计是喜旧厌新最讨厌系统升级的,没见我说的是“打报告要求”么,所以重点不是升级,而是buy time,从立项到批准有得好扯皮了,在此期间轧不齐也就有了excuse,等升级成功说不定我都跳槽了,HAHA
    • 有一次R3和BW对不上,怎么确定到底那一个报表才是“总数正确”的报表?谢谢。
      • SAP R3? FI 基本正确,BW通常不靠谱
        • 有时候FA所作的variance analysis是要对gross margin and ebit的实际与计划的差额进行解释,这个不仅牵涉到会计,还有operation,finance方面的人和知识。这个有时候比较烦,也比较难。相比较而言,两个系统的差额就不是一个大事情,对于user in business unit 来说。
          那就是说以R3为准?不过有时候business unit那里是以BW来做分析,presentation。他们不careR3的数字。如果两个系统有差额,那是corp或IT的事情。从会计角度来讲,属于GL reconciliation。
    • 竟然是这样的?从未在这儿做过会计,看来我还真是那种差一分钱就睡不着觉的老土会计
      • 我上一家公司用oracle,合并报表以million为单位,作rounding的时候1个或多个million要在不同的分部或者items之间手工挪来挪去,为了让b/s,is,oci match.....
        • 俺的上一家也用oracle,现在这家用sap,下一家会不会是peoplesoft?到时候简历上面通用的都有了。
    • 很久没来了,一来就看到 7 y7又写了篇好文章。 说到variance,我的体会也大体相似。 做了好几家大公司,没一家系统是没问题的,不管花了多少银子引进的系统,都会数字不对。一个香港的经理曾对此评价说"一个香炉一个鬼",意思是系统越多,问题就越多。
    • 哈哈,想我以前每天被轧不平的数据们费神,现在同事们交上来的报表居然是精确到分的,很有点不习惯了。
      • 亲爱的,国内不是没分了吗? :-) 要不你拍板上个大型ERP,包管就不再精确了
        • 还是有的。:)最后我还是忍不住动用阿拉的高级excel能力,重新把数据安排了下,看着顺眼多了。
          • 哈哈,这句话真说到我心坎儿里去了
    • 有时候看看77从用户的角度评价ERP是件很有趣的事。
      • 77所言甚是啊!如果不找到最原始最齐全的数据下载得出总数作参照基础,我肯定睡不着觉滴,嘿嘿
        • 太幼稚了。你如何知道给你的下载得出的数据是“最原始最齐全的”。在对数据库构架毫无概念的情况下,你down来的数据可能漏洞更多。
          • 对business process和ERP里data flow的了解是作为ANALYST必须掌握的基本技能,think out of the box or through the box.
            • Well, hmh 的意思是数据库table是IT的事,FA 对“数据库构架”确实是毫无概念的,隔行如隔山啊。所以结论是应该拷打IT,才能拿到“最原始最齐全”的数据,hoho